Um den Prozess der Auftragsabwicklung zu vereinheitlichen und standardisierte Prozesse für alle unsere Talent Inc.-Marken einzuführen, wurden leichte Modifizierungen bei der Auftragsbeendigung vorgenommen.
Vor Auftragsbeendigung:
Das Gute zuerst: Der Gesamtprozess bleibt der Gleiche, d.h.:
Ein Auftrag kann frühestens 7 Tage nach dem Versand des Erstentwurfs geschlossen werden. Wurde der Erstentwurf beispielsweise am 3. März um 15:27 Uhr EST zugestellt, so kann er frühestens am 10. März um 15:27 Uhr EST geschlossen werden.
Sollte ein Kunde innerhalb dieses Zeitraums keine Rückmeldung zum Entwurf geliefert haben oder qualitative Bedenken geäußert haben, so ist das Redaktionsteam zu kontaktieren, bevor der Auftrag beendet wird.
Vor Auftragsabschluss ist darauf zu achten, dass die finale Version weder Kommentare noch Markierungen enthält (einige Kunden haben Schwierigkeiten damit, diese im Nachgang eigenständig zu entfernen). Bevor ein Auftrag beendet werden kann, muss ein Kunde ein Zeitfenster von mindestens 2 Tagen eingeräumt werden, um etwaiges Feedback einzusenden. Dies gilt auch für den Fall, dass die offizielle Frist bereits abgelaufen ist.
WICHTIG:
Es ist fortan sicherzustellen, dass es sich bei den zuletzt hochgeladenen Versionen um die finalen Versionen handelt, welche der Kunde als Endfassungen erhalten soll. Es wird keine Aufforderung mehr erscheinen, neue Dokumente bei Auftragsabschluss hochzuladen. Daher bitte immer sicherstellen, dass die finalen Dokumente manuell angehängt werden. Ebenfalls ist darauf zu achten, dass der Link in der E-Mail nicht entfernt oder angeklickt wird.
Prozessablauf im Expert Hub:
Sicherstellung, dass die hochgeladenen Dokumente die finalen Versionen sind: Hierzu bitte auf die hochgeladenen Dokumente gehen und überprüfen, dass die zuletzt hochgeladene Variante die Endversion darstellt bzw. bei Bedarf eine neue Endversion hochladen.
Auftragsabschluss-Button:
Hier ändert sich erstmal nichts:
Durch einen Klick auf "Close Order" kann ein Auftrag beendet werden.
NEU: Bestätigung vom "Order Close"-Befehl:
Eine Neuerung ist, dass Expert Hub fortan dazu auffordert, zu bestätigen, dass ein Auftrag beendet werden soll. Um mit dem Auftragsabschluss fortzufahren, kann "Yes" geklickt werden, sollte dies nicht gewünscht sein bzw. der Auftrag soll weiterhin offen bleiben, so muss "X" geklickt werden.
Versand der Abschiedsnachricht:
Nachdem "Yes" angeklickt wurde, braucht das System ein wenig Zeit, um den Befehl zu verarbeiten. Dass der Prozess erfolgreich abgeschlossen wurde, ist daran ersichtlich, dass danach die Begriffe "Complete" im Expert Hub erscheint.
